___ Электронный архив документов ___

Общеизвестным фактом является то, что большинство современных предприятий и организаций создают и используют довольно большое количество документов. Вэтих документах сосредоточена практически вся информация, которая, собственно, и является одним из самых ценных активов. Неудивительно, что качественного и безопасного хранения документальной базы одной из главных целей любой фирмы.

Архивная обработка документов сводится к следующим операциям: установление сроков хранения документов, добавление документов в архив, организация доступа к копиям и оригиналам документов, а также контроль ценности и экспертиза документов.

Как отмечают руководители компаний, качественное ведение архива является весьма затратным в плане трудовых ресурсов направлением деятельности предприятия, но, несмотря на это, является одним из важных. Создание, оптимизация и поддержка больших архивов – дело весьма непростое. Однако на сегодняшний день появилась возможность автоматизировать данный процесс при помощи электронного архива документов.

Преимуществом электронного архива заключается в том, что на его создание и поддержание требуется значительно меньше временных затрат. Также за счет предоставления доступа к электронным копиям документов снижается потребность в использовании бумажных оригиналов.

Значительная экономия средств достигается за счет снижения затрат на содержание помещения для архива, человеческих и прочих ресурсов, необходимых для работы. Не смотря на то, что электронных архив не заменяет бумажный, он значительно сокращает потребность в использовании последнего. Функционал системы электронного архива помимо привязки электронного материала к бумажному позволяет переносить информацию из оперативного хранения в архивное, задавать процедуры и права доступа к документа м и прочее.

Подводя итог, можно сделать вывод, что использование электронного архива документов позволяет снизить расходы на хранение, обеспечить сохранность бумажных оригиналов документов, сократить объем копировальных работ, а так же обеспечить безопасный доступ к архиву документов. Использование таких неэкономических методов сокращения затрат, позволяет высвободить ресурсы, потребность в которых в современных условиях.

Источник: kancler.by

Опубликовано на ForexAW.com 05.03.2011 17:52 1714
Последнее редактирование 22.06.2015 11:05 TERMs
Статья не линковалась