Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обяза-тельной проверке:
- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполне¬ние реквизитов);
- арифметически (подсчет сумм);
- по содержанию (законность документальных операций).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ инспекция федеральной налоговой службы может признать недействительным. Все пре-дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче¬том требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, от-ветственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим зако-нодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.
Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
- по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская негра-мотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
- по месту возникновения — в тексте или цифрах первичных докумен¬тов, при разноске в регистры;
- по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под-писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе¬ния исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключени¬ем кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
- зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
- на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регист¬ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
- если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
- использование форм первичных документов, созданных на предпри-ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
- отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
- не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
- наличие подчисток и помарок в документах;
- нарушение правила исправления ошибок в документах;
- исправления в кассовых документах;
- записи простым карандашом;
- отсутствие прочерков в свободных строках;
- отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
- арифметические ошибки при таксировке документов.
классификация бухгалтерских документов
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательст¬вом России.
Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть пер¬вая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Мин фина РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст¬вующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".
Выемка документов у предприятий производится на основании пись-менного мотивированного постановления должностного лица Государствен¬ной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.
Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обя-занности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.
Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ¬водится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа произ¬водит выемку принудительно.
Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо¬ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.
В протоколе указываются:
- его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;
- должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых слу¬чаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он рус¬ским языком;
- содержание действия, последовательность его проведения;
- выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.
Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.
Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его прове¬дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме¬чания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.
Протокол подписывается составившим его должностным лицом налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве дейст¬вия или присутствовавшими при его проведении.
схема документооборота
В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недос-таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых орга¬нов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налого¬вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку¬ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помеща¬ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото¬вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен¬тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.
Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
- в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;
- в Инструкции "О порядке изъятия должностным лицом государст¬венной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объ¬ектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организа¬ций и граждан", утвержденной Письмом Министерства финансов РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утвержда¬ется руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Размещено на ForexAW.com