Перечень документов, в отношении которых установлены постоян¬ные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисле¬ние срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 г.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, сче¬тов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отче¬тов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под от-ветственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохран-ность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.
Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.
Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.
На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации.
В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации: виды документов, под¬лежащих обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение докумен¬тов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открыты¬ми); порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.
Схема ведения документооборота
Федеральная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 "Об утверждении положения о федеральной архивной службе России" (п.6, п.п. 15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.
В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.
Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики. Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.
Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:
- самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;
- определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,
- разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;
- формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам.
При этом утверждаются:
- формы первичных учетных документов, применяемых для оформле¬ния хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носите¬лей информации — бумажный или электронный;
- порядок проведения инвентаризации;
- правила документооборота и технология обработки учетной информации;
- порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соот-ветствующей организационно-распорядительной документацией организации.
Размещено на ForexAW.com